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高円寺の税理士|佐藤公認会計士事務所(杉並区)

Amazonの領収書の一括出力

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードは、電車・バス代の支払いに便利な一方、記帳のもとになる利用履歴は26週間(約半年)を過ぎると確認できなくなるという制限があります。「気づいたら履歴が消えていた」ということがないよう、忘れないうちにまとめて記帳データ化しておくことが大切です。

この記事では、交通系ICカードの利用履歴を確認・保存する方法を、カードの種類別に紹介します。

まず結論:カードの種類で取得方法が変わる

プラスチックの物理カードか、スマホの「モバイルSuica」等かによって、使える方法と取得できる件数・期間が変わります。

方法 対象 取得できる件数・期間 保存形式
①券売機での印字・表示 物理カード/モバイル共通 印字は最大100件、表示は最大20件(いずれも26週間以内) 紙(レシート状の明細)
②ICカードリーダーでPC確認 物理カード 直近20件程度 画面表示・ソフトにより印刷も可
③モバイルアプリで確認 モバイルSuica/モバイルPASMO 最大100件(26週間以内) アプリ画面(スクリーンショット保存)

物理カードは①②のいずれか、モバイルSuica・モバイルPASMOは①③のいずれかで履歴を確認できます。ポイントは、26週間の期限が来る前に定期的に確認・保存しておくことです。

①券売機で利用履歴を印字・表示する

SuicaマークまたはICマークが付いた自動券売機・多機能券売機・チャージ専用機で、カードを挿入すると利用履歴を印字・画面表示できます。

  • 印字できる件数:SuicaエリアおよびPASMOエリア内で最大100件、全国エリアをまたぐ場合は最大20件
  • 表示できる件数:最大20件
  • 1日の利用が21回以上ある場合や、改札機へのタッチが不十分だった場合は、一部印字できないことがあります
  • 利用エリアをまたいだ場合、印字は駅名ではなく事業者名表示になることがあります

26週間ルールに注意

ご利用から26週間(約半年)を過ぎた履歴は、印字も画面表示もできなくなります。半年に一度は必ず履歴を出力しておくことをおすすめします。

②ICカードリーダー(PC用)で確認・保存する

パソコンにICカードリーダー(PaSoRiなど)を接続し、対応ソフトを使うことでも利用履歴を確認できます。ソフトによってはExcel形式やCSV形式での書き出しに対応しているため、記帳データとして取り込みやすいのが利点です。ただし、一度に確認できるのは直近20件程度にとどまります。

③モバイルSuica・モバイルPASMOアプリで確認する

スマートフォンの「モバイルSuica」アプリ、または「モバイルPASMO」アプリからも、利用履歴を確認できます。券売機と同様に、確認できるのは最大100件・26週間以内の履歴です。物理カードのように印字はできないため、履歴画面をスクリーンショットで保存しておくと、そのまま記帳代行にお送りいただけます。

記帳代行にお送りいただく場合

①の印字明細(紙)、②の画面印刷、③のスクリーンショットのいずれでも構いません。半年に一度を目安に取得いただき、他の領収書・レシートと一緒にお送りください。仕訳・入力作業はこちらで対応いたします。

まとめ

  • 交通系ICカードの利用履歴は、26週間を過ぎると確認できなくなる
  • 物理カード → 券売機での印字・表示、またはICカードリーダーで定期的に記録を残す
  • モバイルSuica・モバイルPASMO → アプリの履歴画面をスクリーンショットなどで保存
  • いずれの方法でも、半年に一度は必ず履歴を取得する習慣をつけることが大切

交通系ICカードの履歴集めも含め、日々の記帳業務は意外と手間がかかるものです。当事務所では、レシートや利用明細をお送りいただくだけの記帳代行サービスをご提供しています。経理にかける時間を減らし、本業に集中したい方は、お気軽にご相談ください。

ジャンル :

経理・業務効率化